Cowork-Link par PCi
Le mot prête à confusion : un « logiciel de domiciliation » n'est pas une société de domiciliation. C'est l'outil qu'utilise le domiciliataire, c'est-à-dire l'agence agréée qui fournit une adresse de siège à des entreprises, pour gérer ses domiciliés au quotidien : contrats, dossiers KYC, courrier, notifications, facturation et conformité.
Le choix est plus important qu'il n'y paraît. En 2026, un domiciliataire cumule les obligations de vigilance anti-blanchiment, le contrôle du gel des avoirs, la réception des factures électroniques et, à partir de juillet 2027, le règlement européen AMLR. Voici les dix critères à examiner, et les questions à poser à chaque éditeur.
1. La conformité LCB-FT, au cœur de l'outil
Le domiciliataire est assujetti à la lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme. Le logiciel doit tenir, pour chaque domicilié, un dossier KYC complet : identité du dirigeant, extrait d'immatriculation, statuts, justificatif de domicile, bénéficiaires effectifs, niveau de risque.
À demander : quelles pièces sont suivies, et peut-on ajouter les siennes ? Les pièces manquantes ou expirées sont-elles relancées automatiquement ? Peut-on sortir une attestation de vigilance et la liste fiscale des domiciliés ?
2. La surveillance continue des domiciliés
Un domicilié vérifié à la signature peut être radié, changer de dirigeant, transférer son siège ou apparaître au registre des gels des avoirs quelques mois plus tard. Les mesures de gel s'appliquent sans délai : le contrôle ne peut pas attendre le renouvellement du contrat.
À demander : le logiciel compare-t-il automatiquement vos domiciliés au registre national des entreprises et au registre national des gels des avoirs ? À quelle fréquence ? Les représentants et les bénéficiaires effectifs sont-ils contrôlés, ou seulement la société ?
3. Le courrier et les notifications aux clients
C'est le service que vos clients voient tous les jours. Chaque courrier, recommandé, colis, appel ou visite doit être enregistré et signalé au client, idéalement avec le scan joint.
À demander : peut-on créer ses propres types de messages et modèles d'e-mails ? Le statut de chaque e-mail (délivré, ouvert, rejeté) est-il suivi ? Le client est-il prévenu quand un document est déposé dans son dossier ?
4. L'espace client
Un espace en ligne où le domicilié retrouve son courrier, ses messages et ses documents, et dépose lui-même ses pièces justificatives, fait gagner du temps à l'accueil et accélère la complétude des dossiers KYC.
5. La souscription en ligne et la signature électronique
Un prospect qui peut souscrire en ligne, signer son contrat et son mandat de prélèvement sans se déplacer devient client plus vite. Vérifiez que la signature électronique est incluse, et non facturée à l'acte.
6. La facturation récurrente et les encaissements
La domiciliation se facture par périodes, avec des services et des consommations en plus (réexpédition, affranchissement, salles). Le logiciel doit gérer la périodicité de chaque contrat, les consommations, les factures en attente, le prélèvement SEPA, le paiement en ligne et les relances d'impayés.
À demander : le fichier de prélèvement SEPA est-il contrôlé avant l'envoi à la banque ? Combien de niveaux de relance ? Le client peut-il payer directement depuis la relance ?
7. La facture électronique
Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques ; les PME et microentreprises devront les émettre à partir du 1er septembre 2027. Le logiciel doit produire des factures dans l'un des formats structurés prévus par la réforme et les transmettre via une plateforme agréée. Voir le calendrier détaillé.
8. Le multi-sites et les droits des utilisateurs
Si vous avez plusieurs adresses, chaque site doit avoir sa numérotation de factures, ses modèles et ses réglages, et chaque collaborateur des droits adaptés. Les tableaux de bord doivent pouvoir se lire site par site ou pour tout le réseau.
9. L'hébergement et la sécurité des données
Un domiciliataire conserve des pièces d'identité et des données sensibles pendant au moins cinq ans. Demandez où sont hébergées les données, si l'hébergeur est certifié (ISO 27001 par exemple), comment sont faites les sauvegardes, et si un accord de sous-traitance RGPD (article 28) est fourni.
10. Le prix et l'accompagnement
Trois modèles coexistent : un prix par utilisateur, un prix par domicilié, ou une commission sur votre chiffre d'affaires. Un prix par domicilié ou une commission augmente à mesure que vous grandissez. Vérifiez aussi l'engagement, les frais de mise en place, la reprise de vos données existantes, la formation et la réactivité de l'assistance.
La grille de comparaison
Recopiez cette grille et remplissez une colonne par éditeur pendant vos démonstrations. La dernière colonne indique les réponses de Cowork-Link.
| Critère | Question à poser | Cowork-Link |
|---|---|---|
| Dossier KYC | Pièces suivies, bénéficiaires effectifs, niveau de risque ? | Oui : 13 pièces suivies, bénéficiaires effectifs, niveau de risque, attestation de vigilance |
| Relances KYC | Pièces manquantes ou expirées relancées automatiquement ? | Oui |
| Surveillance continue | Registre des entreprises et gel des avoirs, à quelle fréquence ? | Oui, chaque nuit, sociétés, représentants et bénéficiaires effectifs |
| Scoring de risque | Le risque du dirigeant est-il évalué ? | Oui, scoring de risque dirigeant automatique |
| Liste fiscale | Produite par le logiciel ? | Oui |
| Courrier et notifications | Types de messages libres, scan joint, suivi des e-mails ? | Oui : e.messages paramétrables, scan joint, statut de chaque e-mail |
| Espace client | Courrier, documents, dépôt de pièces ? | Oui |
| Souscription et signature | Souscription en ligne, signature incluse ? | Oui, signature électronique incluse et illimitée |
| Facturation | Périodicité, consommations, factures en attente ? | Oui |
| Encaissements | SEPA contrôlé, paiement en ligne, relances ? | Oui : SEPA, paiement par carte, relance payable en un clic, 5 niveaux de relance |
| Facture électronique | Format structuré, plateforme agréée ? | Oui : UBL (EN 16931) via une plateforme agréée |
| Multi-sites | Numérotation, modèles et droits par site ? | Oui |
| Hébergement | Où, quelle certification, accord RGPD ? | France, hébergeur certifié ISO 27001 et HDS, accord article 28 |
| Prix | Par utilisateur, par domicilié ou commission ? | Par utilisateur, domiciliés illimités, sans commission ni engagement |
| Mise en place | Frais, reprise des données, formation ? | Mise en place et formation offertes |
Comment Cowork-Link répond à ces critères
Cowork-Link est le logiciel de gestion des domiciliataires, centres d'affaires et coworkings édité par PCi, à Bordeaux. Plus de 200 agences l'utilisent et plus de 14 000 sociétés sont surveillées chaque nuit. Les tarifs sont publics : l'offre de conformité Sentinelle démarre à 30 € HT par utilisateur et par mois, l'offre Vigie avec la facturation à 60 € HT, dégressives, sans limite de domiciliés.
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Questions fréquentes
Quelle différence entre un logiciel de domiciliation et une société de domiciliation ?
Une société de domiciliation (le domiciliataire) fournit une adresse de siège à des entreprises. Un logiciel de domiciliation est l'outil que ce domiciliataire utilise pour gérer ses domiciliés : contrats, dossiers KYC, courrier, notifications, facturation et conformité LCB-FT. Cowork-Link est un logiciel de domiciliation : il équipe les domiciliataires, il ne domicilie pas d'entreprises.
Quels logiciels existent pour les domiciliataires en France ?
Quelques éditeurs français proposent un logiciel dédié aux domiciliataires et aux centres d'affaires. Cowork-Link, édité à Bordeaux par PCi, équipe plus de 200 agences et surveille chaque nuit plus de 14 000 sociétés. Pour comparer les offres, utilisez la grille de ce guide : conformité LCB-FT, surveillance continue, courrier, facturation, facture électronique et mode de tarification.
Combien coûte un logiciel de domiciliation ?
Les modèles varient : prix par utilisateur, par domicilié, ou commission sur le chiffre d'affaires. Chez Cowork-Link, l'offre de conformité Sentinelle démarre à 30 € HT par utilisateur et par mois et l'offre Vigie, avec la facturation, à 60 € HT, dégressives, sans limite de domiciliés, sans commission ni engagement.
Un domiciliataire est-il obligé d'utiliser un logiciel ?
Non, aucun texte n'impose un logiciel. Mais le domiciliataire doit identifier ses clients et leurs bénéficiaires effectifs, évaluer le risque, vérifier le gel des avoirs, conserver les documents cinq ans et pouvoir le prouver lors d'un contrôle. Au-delà de quelques dizaines de domiciliés, un tableur ne permet plus de suivre ces obligations dans la durée.
Publié le 12 octobre 2026 · Rédigé par PCi, éditeur de Cowork-Link.