Le logiciel de gestion des centres d'affaires et des coworkings

Un centre d'affaires ou un coworking jongle chaque jour avec des contrats différents, des consommations à refacturer, un accueil qui reçoit courrier, colis et visiteurs, et des clients qui attendent d'être tenus au courant. Cowork-Link réunit tout cela dans un seul logiciel, sur un ou plusieurs sites.

Une relation client suivie de bout en bout

• Fiches clients et contacts, actions, événements, post-it par site et planning des intervenants.
• Marques commerciales et recherche par tag, pour retrouver vos clients et prospects comme vous les classez.
• Devis et propositions commerciales depuis vos modèles Word (plus de 140 champs de fusion), transformés en facture en un clic.
• Signature électronique des contrats, devis et mandats SEPA, gratuite et illimitée.

Vos clients prévenus dès qu'il se passe quelque chose pour eux

L'accueil reçoit et transmet toute la journée. Cowork-Link transforme chaque arrivée en une notification envoyée en quelques clics, et vos clients retrouvent tout dans leur espace.

• Courrier, colis, appels, visites : chaque événement est enregistré et notifié par e-mail (e.messages), scan joint, avec vos propres types de messages et modèles.
• Un document déposé, un client prévenu : quand vous déposez un document dans le dossier d'un client, Cowork-Link propose aussitôt de le prévenir, avec le message adapté au dossier et les bons destinataires déjà cochés. Vous relisez, vous envoyez.
• Un logiciel qui apprend de vos gestes : le choix fait pour un dossier est retenu pour les dépôts suivants. Rien à paramétrer à l'avance, et chaque réglage s'annule d'un clic.
• Le même classement chez tous vos clients : un dossier créé chez un client peut l'être aussitôt chez tous, et des plans de classement types (domiciliation, centre d'affaires) se mettent en place en un clic.
• Les bons interlocuteurs : sur chaque contact, une case « Reçoit les e.messages » indique qui est prévenu chez le client.

Un espace client pour chaque entreprise hébergée

• Courrier, messages et documents du client, disponibles en ligne à tout moment.
• Dépôt de pièces et de fichiers par le client, avec une notification à votre équipe.
• Un seul accès pour un dirigeant qui a plusieurs sociétés chez vous.
• L'annuaire des entreprises du centre, pour que vos clients se découvrent et travaillent ensemble.

Une facturation adaptée à vos offres

• Facturation récurrente selon la périodicité de chaque contrat.
• Consommations et services : import des consommations et des affranchissements, saisie à la volée, catalogue de produits.
• Factures en attente : salles, affranchissements et prestations ponctuelles notés au fil du mois, saisie à la volée par produit, et tout part avec la prochaine facture ; seuls les clients actifs et facturables sont facturés. Voir le détail.
• Salles de réunion : facturées comme vos autres prestations ; le planning de réservation est en cours de développement.
• Dépôts de garantie suivis jusqu'à leur restitution, et avoirs.
• Encaissements : prélèvement SEPA, paiement en ligne, relance payable en un clic, relances d'impayés sur cinq niveaux.
• Facture électronique via une plateforme agréée : voir le détail.
• Statistiques : chiffre d'affaires par produit, famille ou client, CA lissé, balance âgée, évolution du nombre de clients.

Plusieurs sites, un seul outil

Chaque centre a sa numérotation, ses modèles de documents, son compte d'envoi d'e-mails et ses réglages. Chaque utilisateur a des droits par site et par écran. Les tableaux de bord se consultent site par site ou pour l'ensemble du réseau.

Équipez aussi les entreprises que vous hébergez

Pépinière, incubateur, centre d'affaires : avec l'offre Écosystème, chaque entreprise hébergée dispose de son propre Cowork-Link, sous votre bannière. Elle gère ses clients, ses devis, ses factures et sa facture électronique à son nom, dans son propre espace. Vous gardez la vue d'ensemble et vous refacturez le service à votre prix. Découvrir l'offre Écosystème.

Si vous domiciliez des entreprises

La domiciliation ajoute des obligations de vigilance : dossier KYC, surveillance des domiciliés, liste fiscale. Cowork-Link les couvre nativement : conformité LCB-FT et surveillance continue.

Hébergé en France, sans engagement

Les données sont hébergées en France, chez un hébergeur certifié ISO 27001 et HDS. Les utilisateurs sont facturés au mois, sans limite de clients, sans commission ni engagement ; la mise en place et la formation sont offertes. Voir les tarifs.

Questions fréquentes

Cowork-Link gère-t-il la location de bureaux et de salles de réunion ?

Oui pour la facturation : bureaux, salles, services et consommations sont facturés selon la périodicité de chaque contrat ou à l'usage. Le planning de réservation des salles est en cours de développement.

Peut-on gérer plusieurs centres d'affaires avec un seul logiciel ?

Oui. Chaque site a sa numérotation, ses modèles de documents, son compte d'envoi d'e-mails et ses réglages, et chaque utilisateur a des droits par site et par écran. Les tableaux de bord se consultent site par site ou pour tout le réseau.

Mes clients sont-ils prévenus quand je dépose un document pour eux ?

Oui. Quand vous déposez un document dans le dossier d'un client, Cowork-Link propose aussitôt de le prévenir par e-mail, avec le message adapté et les bons contacts déjà cochés. Vous relisez avant l'envoi, et le client retrouve le document dans son espace.

Combien coûte Cowork-Link pour un centre d'affaires ?

L'offre Vigie, avec la facturation, démarre à 60 € HT par utilisateur et par mois, dégressif, sans limite de clients, sans commission ni engagement. Le pack 360 ajoute l'espace client et la souscription en ligne pour 39 € HT par mois pour tout le centre. Mise en place et formation offertes.