Domiciliataire : vos obligations envers le greffe et le SIE

La vigilance anti-blanchiment occupe l'essentiel de l'attention des domiciliataires. Le Code de commerce leur impose pourtant d'autres obligations, plus simples mais régulières : tenir un dossier par domicilié, informer le greffe, transmettre des listes à l'administration fiscale. Elles sont vérifiées lors des contrôles. Voici lesquelles, avec un calendrier et une méthode pour préparer la liste du 15 janvier.

D'où viennent ces obligations ?

Elles figurent principalement à l'article R123-168 du Code de commerce, qui précise les engagements du domiciliataire prévus par les articles L123-11-3 et suivants (agrément, contrat de domiciliation, contrôle). La doctrine fiscale (BOFiP, BOI-BIC-DECLA-30-40-20-20) détaille les listes à transmettre au service des impôts. Le non-respect de ces engagements peut être relevé lors d'un contrôle et peut, comme tout manquement aux conditions de l'agrément, conduire le préfet à suspendre ou retirer l'agrément.

1. Tenir un dossier par domicilié

Pour chaque personne domiciliée, le domiciliataire conserve un dossier contenant les pièces justificatives relatives :

• à l'identité et au domicile du domicilié, ou de son représentant légal pour une société, ainsi qu'à leurs coordonnées téléphoniques ;
• à l'adresse de chacun de ses lieux d'activité et du lieu de conservation de ses documents comptables, s'ils ne sont pas chez vous.

Ce dossier doit rester à jour : une pièce expirée ou une adresse obsolète fragilise le dossier en cas de contrôle. C'est aussi la base de votre vigilance LCB-FT (voir les obligations LCB-FT du domiciliataire).

2. Informer le greffe

Le domiciliataire informe le greffier du tribunal de commerce (ou la chambre de métiers et de l'artisanat) dans deux cas :

• à la fin de la domiciliation, que le contrat arrive à son terme ou qu'il soit résilié ;
• lorsque le domicilié n'a pas pris connaissance de son courrier depuis trois mois.

Le second cas est souvent oublié. Il suppose de savoir, pour chaque client, quand son courrier a été remis ou consulté pour la dernière fois.

Le domiciliataire communique également aux commissaires de justice munis d'un titre exécutoire les renseignements permettant de joindre le domicilié.

3. Transmettre les listes au service des impôts

• Chaque trimestre : la liste des personnes qui se sont domiciliées chez vous au cours du trimestre, et de celles qui ont mis fin à leur domiciliation.
• Chaque année, avant le 15 janvier : la liste des personnes domiciliées chez vous au 1^er janvier.

Ces listes sont adressées au service des impôts des entreprises (SIE) ; le Code de commerce vise aussi les organismes de recouvrement des cotisations sociales. Rapprochez-vous de votre SIE pour connaître le format et le canal qu'il attend.

Ces listes doivent être exactes. Une société radiée, transférée ou partie sans prévenir, et toujours inscrite dans vos fichiers, produit une liste fausse.

Calendrier 2027

Préparer la liste du 15 janvier sans y passer la journée

1. Clôturez les contrats terminés avant fin décembre, avec leur date de sortie réelle.
2. Vérifiez la situation au registre de chaque domicilié : une société radiée ou qui a transféré son siège ne doit plus figurer sur la liste, et le greffe doit avoir été informé.
3. Repérez les courriers non relevés depuis plus de trois mois.
4. Complétez les dossiers : pièces manquantes ou expirées, coordonnées du représentant légal.
5. Éditez la liste des domiciliés au 1^er janvier et gardez-en une copie datée, utile en cas de contrôle.

Comment Cowork-Link vous aide

Cowork-Link est le logiciel de gestion des domiciliataires, centres d'affaires et coworkings édité par PCi, à Bordeaux. Plus de 200 agences l'utilisent.

• Liste fiscale : la liste des domiciliés actifs, avec dates d'entrée et de sortie et responsable fiscal, pour la liste annuelle.
• Liste fiscale par période : toutes les entrées et sorties d'une période (par exemple le trimestre), y compris les clients partis, avec le motif de départ. Export Excel.
• Surveillance chaque nuit de vos domiciliés au registre national des entreprises et au registre des gels des avoirs : une radiation ou un transfert de siège vous est signalé, ce qui vous aide à tenir des listes exactes et à arrêter de facturer une société radiée.
• Dossier KYC par domicilié, avec relances automatiques des pièces manquantes ou expirées.
• e.messages : chaque courrier, colis ou appel est enregistré et notifié au client avec son scan, et l'historique est conservé.

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Questions fréquentes

Quand envoyer la liste annuelle des domiciliés ?

Chaque année avant le 15 janvier, au service des impôts des entreprises : elle recense les personnes domiciliées chez vous au 1er janvier. Pour 2027, l'échéance est donc le 15 janvier 2027.

La liste annuelle remplace-t-elle les listes trimestrielles ?

Non. La liste annuelle donne la situation au 1er janvier. Les listes trimestrielles recensent les personnes qui se sont domiciliées chez vous ou qui ont mis fin à leur domiciliation au cours du trimestre. Les deux sont dues.

Que faire si un domicilié ne relève plus son courrier ?

Lorsque le domicilié n'a pas pris connaissance de son courrier depuis trois mois, informez le greffier du tribunal de commerce (ou la chambre de métiers et de l'artisanat) et gardez une trace de cette information.

Ces obligations s'ajoutent-elles à la LCB-FT ?

Oui. Elles relèvent du Code de commerce et s'ajoutent aux obligations de vigilance anti-blanchiment du Code monétaire et financier, que la DGCCRF vérifie lors de ses contrôles.

Publié le 19 octobre 2026 · Rédigé par PCi, éditeur de Cowork-Link. Ce guide est informatif et ne remplace pas un conseil juridique.