Cowork-Link par PCi
De la souscription au contrat signé
Votre futur domicilié peut souscrire en ligne, sur un parcours aux couleurs de votre centre : choix de l'offre et de la périodicité, informations sur la société (création, transfert ou domiciliation commerciale), dépôt des pièces justificatives, IBAN et conditions générales. Le prospect est créé automatiquement dans le CRM.
Vos contrats, devis, attestations et mandats SEPA sont produits à partir de vos propres modèles Word, en nombre illimité, avec plus de 140 champs de fusion. Le document part ensuite en signature électronique : le client signe à l'écran, et le PDF signé est tracé (nom, e-mail, adresse IP, date) puis rangé dans son dossier.
Facturation et encaissements
- Facturation récurrente selon la périodicité de chaque contrat, factures ponctuelles, import des consommations et des affranchissements.
- Prélèvement SEPA : mandats signés en ligne, génération du fichier bancaire, alertes sur les mandats invalides et les prélèvements en retard.
- Relances d'impayés : cinq niveaux de lettres personnalisables, un seul envoi par client qui regroupe toutes ses factures, puis passage au contentieux.
- Paiement en ligne : lien de paiement dans la facture et les relances (plusieurs prestataires au choix).
- Facture électronique transmise par une plateforme agréée, avec le suivi de chaque facture : voir le détail.
- Transfert en comptabilité des ventes et des encaissements, statistiques de chiffre d'affaires et balance âgée.
Courrier, colis, appels, visites
Avec les e.messages, chaque événement qui concerne un domicilié est enregistré et notifié aux bons contacts par e-mail, avec le scan en pièce jointe : pli simple, recommandé, colis, acte d'huissier, appel, visite. Vous créez vos propres types de messages et vos modèles d'e-mail, avec des champs de fusion. Les consignes du client s'affichent à la saisie, et l'historique est conservé pour chaque client.
Conformité et surveillance
Un domiciliataire est assujetti aux obligations de lutte contre le blanchiment (article L. 561-2 du Code monétaire et financier). Cowork-Link tient le dossier KYC de chaque domicilié, calcule son taux de complétude, suit les dates d'expiration des pièces et produit une attestation de vigilance en PDF. Tout sur la conformité LCB-FT.
Chaque nuit, le logiciel compare vos domiciliés au registre national des entreprises (radiation, liquidation, transfert de siège, changement de dirigeant…) et au registre national des gels des avoirs. Le matin, les alertes attendent dans le centre de notifications, avec la marche à suivre. Voir la surveillance continue.
La liste des domiciliés destinée à l'administration fiscale s'exporte en un clic (entrées et sorties, liste annuelle).
Le quotidien du centre
- Centre de notifications : pièces arrivant à expiration, documents déposés par les clients, prélèvements en retard, factures échues, e-mails en échec.
- Espace client aux couleurs du centre : état des justificatifs, dépôt des pièces, documents et messages.
- E-mails suivis : pour chaque envoi, vous savez s'il a été délivré, ouvert, cliqué ou rejeté.
- Plusieurs sites : numérotation, modèles, comptes d'envoi et réglages propres à chaque centre.
Questions fréquentes
Cowork-Link convient-il à un petit centre de domiciliation ?
Oui. Le logiciel s'adapte au nombre de domiciliés et de sites : un centre indépendant utilise les mêmes fonctions qu'un réseau, avec des réglages par site.
Peut-on reprendre nos clients existants ?
Oui. La démonstration est l'occasion de voir avec l'équipe PCi comment reprendre vos clients, vos contrats et vos modèles de documents.
Le logiciel gère-t-il aussi les centres d'affaires et les coworkings ?
Oui : facturation des consommations, des services et des formules récurrentes, documents et espace client. Voir la page dédiée aux centres d'affaires et coworkings.